Що таке аутсорсинг: огляд переваг і всіх видів, приклади використання, вартість послуги + інструкція по переходу на аутсорсинг

Що таке аутсорсинг

Оптимізувати витрати компанії або уникнути надмірних витрат, поліпшити фінансові показники, заощадити управлінські ресурси, швидко реорганізувати бізнес – всі ці завдання дозволяє вирішити аутсорсинг. Про те, що являє собою цей вид бізнесу, його особливості, вартості, плюси і мінуси поговоримо в цій статті.

Аутсорсинг: що це таке? Термін походить від англійського скорочення фрази «outer-source-using». У вільному перекладі вона означає використання ресурсів, залучених з боку, ззовні. В українському діловому побуті аутсорсинг – залучення організацією сторонніх компаній для виконання будь-яких функцій та завдань.

У великих компаній це організація послуг харчування, клінінгу (прибирання території), охорони, ремонтів, транспорту. Невеликі фірми часто передають на аутсорсинг бухгалтерські та юридичні функції, обслуговування IT-інфраструктури.

Основними параметрами аутсорсингового співпраці є передача на сторону тільки непрофільних функцій фірми, обов’язкова наявність договору і термін його дії не менше року.

Для чого використовують аутсорсинг

Сторонні фірми для виконання робіт залучаються зазвичай в таких випадках:

  • Компанія невелика, і містити власні обслуговуючі підрозділи або окремих фахівців дорожче, ніж наймати на стороні. Або частина функцій фірми вимагає періодичних разових робіт, які простіше замовити у сторонніх фахівців.
  • В великій компанії наявність великої кількості власних непрофільних підрозділів, що не приносять прибутку, погано відбивається на загальній звітності (це істотно, наприклад, якщо акції компанії розміщені на біржі).
  • Фірма не може витрачати великі кошти на непрофільні функції, неконкурентоспроможна на ринку праці за деякими спеціальностями, тому відчуває постійні проблеми з пошуком персоналу.
  • Компанії потрібно скоротити витрати на фонд оплати праці або просто скоротити персонал.
  • Державній або муніципальній організації потрібно досягти певного рівня середньої заробітної плати (за рахунок виведення на аутсорсинг низькооплачуваних функцій – клінінгових, наприклад, – збільшується середній показник заробітної плати по установі).

Всі види аутсорсингу

Використання інших фірм для виконання будь-яких робіт підрозділяють за сферами діяльності.

Виробничий аутсорсинг

Цей вид аутсорсингу характерний для великих компаній з великим виробничим циклом, окремі етапи в якому немає сенсу організовувати в рамках власних потужностей. Наприклад, випуск автомобільної, авіа- або космічної техніки – складний процес, в якому частина операцій віддається стороннім фірмам. У корпорації Ford більше 65% комплектуючих для автомобілів виробляється на стороні, віддані на аутсорсинг практично всі послуги. Компанія Ikea в своїй структурі не має виробничого підрозділу зовсім. Зате у неї є понад 2500 партнерів, що випускають продукцію для шведського концерну за договорами. Замовник цих робіт організовує дизайнерські рішення і вибудовує структуру продажів.

Промисловий аутсорсинг був характерним явищем навіть в СРСР, де оборонні та космічні комплекси випускалися головним галузевим підприємством, підбирали «суміжників», які виробляли окремі деталі і вузли агрегатів. Кожен з них був самостійною юрособою, формально не включеною до галузевої вертикалі.

Аутсорсинг бухгалтерських послуг

Послуги такого аутсорсингу часто використовують невеликі фірми, які не ведуть розгалужену бухгалтерію. Передача бухгалтерських функцій на сторону дозволяє не тільки заощадити на персоналі, але і не витрачатися на покупку і оновлення спеціалізованого програмного забезпечення (навіть найпростіший онлайн-модуль 1С: Бухгалтерія обійдеться мінімум в 3-5 тисяч гривень на рік, а повнофункціональний – в 30- 50 тисяч).

Є кілька видів бухгалтерського аутсорсингу:

  • тільки звітність (сторонній бухгалтер складає квартальну або річну фінансову звітність та передає її в податкові органи);
  • бухгалтерський облік (оформлення первинних документів при цьому лягає на свого співробітника);
  • обслуговування в повному обсязі (первинна документація, облік, звітність).

Аутсорсинг IT-послуг

Знайти хорошого програміста в штат коштує чималих грошей, а завантажити роботою на 100% такого фахівця виходить не завжди. На допомогу приходить аутсорсинг. Але використовують його не тільки маленькі фірми.

IT-аутсорсинг буває двох видів:

  • обслуговування техніки (підтримання в працездатному стані комп’ютерних мереж, серверів, робочих станцій, заправка картриджів і т. д. У професійному середовищі айтішники називають ці послуги «сервіс деск»);
  • створення і впровадження програмного забезпечення, мережевої інфраструктури.

Аутсорсинг інформаційних технологій дозволяє вирішити питання пошуку кваліфікованого персоналу, заощадити на придбанні обладнання і оновленні програмного забезпечення.

Аутсорсинг юридичних послуг

Можна довго шукати хорошого юриста-універсала і платити йому великі гроші (притому, що більшу частину часу його навички використовуватися не будуть), а можна укласти договір з юридичною фірмою, і вам нададуть всі необхідні послуги, причому заплатите ви за них за фактом надання.

Юридичний аутсорсинг може бути використаний для наступних функцій:

  • Розробка та ведення внутрішньої документації (положення, накази, інструкції, вимоги, кодекси і т. д.);
  • підготовка позовної документації та участь в судових процесах (арбітражні суди, суди загальної юрисдикції);
  • корпоративна юриспруденція (робота з цінними паперами, правова підтримка транзакцій між компанією і дочірніми товариствами, оптимізація оподаткування і т. д.).

До негативних сторін такої співпраці можна віднести уразливість конфіденційних комунікацій. У великих компаніях проблема з можливим витоком інформації вирішується переходом на подвійну структуру правового спрямування: в штаті є юрист для роботи з суто конфіденційною інформацією, а поточну роботу передають аутсорсинговій фірмі.

Читайте також:  Офшор – що це таке, найпопулярніші офшорні зони світу 

Аутсорсинг персоналу

Кадровий аутсорсинг (його ще називають аутстаффінг – «короткочасна співпраця») – це схема, яка застосовується для скорочення витрат на пошук і оформлення співробітників, особливо якщо вони потрібні на разові або тимчасові роботи. Формально людина буде працювати в аутсорсинговій фірмі, а фактично – перебувати в розпорядженні замовника і виконувати його завдання.

Таким видом аутсорсингу із задоволенням користуються, наприклад, великі мережі супермаркетів, де весь мерчендайзинг (викладення товару) виконують сторонні співробітники, але за стандартами компанії-замовника.

Аутстаффінг добре підходить, коли потрібно замінити тимчасово відсутнього працівника – він серйозно захворів, виїхав у тривале відрядження або звільнився (на період пошуку нового співробітника).

Слабким місцем у такій співпраці є необхідність дуже ретельно вибирати аутсорсингове агентство. Адже якщо найняті ним працівники виявляться недостатньо кваліфікованими, це всерйоз вдарить по вашому бізнесу. І якщо у великих містах є з кого вибрати, то в середніх і невеликих працюють одна-дві таких фірми, і тут вже, як то кажуть, бери що дають.

Аутсорсинг логістики

Передати функції перевезення вантажів сторонньої компанії фірма може, якщо економічно недоцільно набирати і навчати персонал, закуповувати і обслуговувати техніку, вибудовувати схеми поставок і перевезень.

Спочатку, в 90-х роках ХХ століття, в Україні використовувалися переважно окремі логістичні аутсорсингові процеси: вантажоперевезення, складські послуги, послуги митних брокерів. Надалі організувалися великі логістичні оператори, які надають повний спектр послуг.

У розпорядженні провайдерів, що беруть на обслуговування логістичні процеси інших фірм, знаходяться повноцінні складські комплекси, відділи доставки, транспортно-експедиційний парк, брокерський відділ митного оформлення імпортних / експортних вантажів.

Існує цілих п’ять градацій залученості сторонньої компанії в логістичні процеси замовника. Для них розроблена спеціальна термінологія:

  • 1PL (абревіатура розшифровується як «Party Logistics» – та сама градація логістичних процесів) – в цьому випадку аутсорсинг не використовується зовсім, всі операції виконують структури замовника;
  • 2PL – аутсорсинг вантажоперевезень і управління складами;
  • 3PL – крім стандартних операцій застосовується обробка вантажів, перевантаження, послуги складування у власному складі аутсорсера, точкова доставка вантажів та інші послуги з високою доданою вартістю;
  • 4PL – аутсорсингова компанія управляє (включаючи планування і контроль) всім ланцюжком логістики традиційними засобами;
  • 5PL – управління логістичним ланцюгом за допомогою електронних засобів управління.

Що не є аутсорсингом

Існують види діяльності, які часто плутають з аутсорсингом, але це явища з інших сфер. Серед них:

  • Фріланс – це не форма надання послуг, а вид працевлаштування. Працівник не працевлаштований в аутсорсинговій компанії, він надає послуги особисто, самостійно, часто навіть без договору. Це найбільш неформальний вид співпраці, звичайно він стосується функцій дизайнерів, програмістів, SMMщиків, копірайтерів та інших представників індивідуальних професій. Рівень відповідальності сторін тут невисокий, тримається переважно на особистих відносинах. Фрілансер відповідає за свої промахи і недоробки особисто, залучити його до відповідальності в правовому полі практично неможливо, оскільки важко довести сам факт співпраці. Аутсорсером фрілансером вважають тільки в разі наявності договору про надання послуг;
  • Дропшіппінг – це система посередництва. Дропшіппер продає товар, що не належить йому, отримуючи відсоток за рахунок націнки або знижки від реального власника товару. За такою схемою працюють багато інтернет-магазинів, у власників яких немає грошей на закупівлю товару, немає складських приміщень для його зберігання і немає можливостей для доставки. Дропшіппер рекламує товар, приймає замовлення, оплату та, в свою чергу, передає гроші (за вирахуванням своєї комісії) і адресу покупця постачальнику. Той сам упаковує товар і відправляє покупцеві. Це не аутсорсинг в повному розумінні слова, оскільки дропшіппер займається звичайною перепродажем товарів.

Переваги аутсорсингу

До головних плюсів аутсорсингу віднесемо наступні:

  • Скорочення витрат на фонд оплати праці. Для багатьох організацій це ключовий фактор в ухваленні рішення про переведення тих чи інших процесів на аутсорсинг. Зменшується об’єм документообігу, скорочуються відрахування компанії до позабюджетних фондів, не потрібно платити співробітникам премії і бонуси. Бувають ситуації, коли компанії аутсорсинг вигідний навіть у разі перевищення вартості сторонніх послуг над своїми витратами на персонал. Наприклад, якщо потрібно показати різке зростання ефективності (відношення витрат на персонал до одержуваного прибутку) в окремо взятий період або виконати вимоги засновника – за чисельністю працівників або по середній зарплаті в організації.
  • Скорочення соціальних зобов’язань. Співробітникам аутсорсингової компанії не потрібно оплачувати відпустки, лікарняні, надавати різні пільги і преференції (наприклад, зазначені в колективному договорі), не потрібно обов’язково доводити їх зарплату до МРОТ, не потрібно вчасно перераховувати податки в ФНС і так далі. Все це тепер головний біль аутсорсера.
  • Можливість зосередитися на основній діяльності, не витрачаючи управлінські ресурси на непрофільні види. Це важливо, якщо у компанії розгалужена структура, і потрібно підтримувати єдиний стандарт у всіх підрозділах.
  • Можливість підвищити якість отримуваних послуг. Це актуально для компаній, у яких є проблеми із залученням кваліфікованих кадрів на окремі позиції – наприклад, через неможливість забезпечити гідну зарплату. Аутсорсинговій компанії, для якої цей напрямок діяльності – основний, простіше надати співробітнику хороші умови – зарплату, навчання, підвищення кваліфікації. В результаті компанія-замовник отримує якісні послуги за адекватною вартістю.
  • Можливість швидко реорганізувати бізнес: компанія може в короткі терміни відмовлятися від співпраці з одними аутсорсинговими партнерами і укладати угоди з іншими. Не потрібні процеси найму, звільнення та переведення значної кількості персоналу, пов’язані з великими часовими витратами.

Недоліки аутсорсингу

Крім очевидних переваг передача окремих функцій сторонньої компанії несе в собі і можливі проблеми, особливо якщо пустити процес на самоплив.

  • Зростання витрат – вартість послуг зовнішніх компаній може рости, змінюється структура розцінок, збільшуються або скорочуються обсяги послуг. І якщо не приділяти цьому достатньо уваги, може виявитися, що початкові розрахунки ефективності аутсорсингу в нових умовах вже є некоректними. Те ж саме може статися, якщо на бік буде передано відразу кілька функцій: контролювати витрати потрібно в усіх напрямках.
  • Падіння якості послуг, що надаються – якщо в ролі мерчендайзерів аутсорсингова фірма буде раз за разом надсилати торговій мережі погано навчених мігрантів, це неминуче відіб’ється на доходах основного бізнесу. Якщо юрист має низьку кваліфікацію і програє кілька судових процесів, це може обернутися банкрутством компанії. До підбору партнерів для аутсорсингу необхідно ставитися дуже уважно.
  • Порушення конфіденційності. На відміну від своїх колег, на яких ви можете вплинути безпосередньо, поручитися за збереження конфіденційних даних в сторонньої організації не можна. Імовірність витоку інформації від аутсорсингових юристів або бухгалтерів є завжди. Від проблем врятують жорсткі умови договору щодо конфіденційності. А можна просто залишити співробітників, які володіють такими відомостями, в штаті.
  • Попадання в надмірну залежність від аутсорсера. Якщо у вашому місті недостатньо висока конкуренція між профільними компаніями, і вам доводиться погоджуватися на єдину підходящу пропозицію, контрагент це відчує і цілком може послабити вимогливість до своїх співробітників, а ви ніяк не зможете на це вплинути.

Хто може надавати послуги аутсорсингу

Є два види осіб, які надають послуги компаніям на умовах аутсорсингу. Це самостійні фахівці в окремих видах діяльності (бухгалтери, юристи, представники інших професій, оформлені як приватні підприємці) або організації. Аутсорсингові фірми можуть бути різних форм власності, на ефективність це не впливає.

Скільки коштує аутсорсинг

Вартість послуг аутсорсингових фірм або окремих фахівців залежить від міста і виду послуг. Є три типи оплати сторонніх виконавців:

За виконаний обсяг робіт. Оплата робіт і послуг здійснюється за фактом їх виконання, необхідний обсяг або результат вказується в договорі.  В IT-аутсорсингу оплата береться або за кожен обслуговуваний апарат (робочу станцію, ноутбук, МФУ і т.д.), або абонентська плата за певну кількість машин.

Погодинна оплата аутсорсерів. Цей спосіб характерний, наприклад, для аутсорсингу персоналу.

Оплата за відпрацьований період. Застосовується там, де неможливо заздалегідь чітко визначити скільки часу займе виконання того чи іншого завдання. При цьому оплата розраховується виходячи з того, скільки часу фактично зайняла підготовка до роботи.

Як перейти на аутсорсинг: покроковий алгоритм

Крок 1. Вибір сфери для аутсорсингу

Це найважливіший крок. Потрібно проаналізувати діяльність своєї компанії і зрозуміти, які непрофільні види діяльності найбільш складні в управлінні, показують найменшу ефективність, які партнерські пропозиції є на ринку. У великих компаній першими «на сторону» йдуть клінінгові, транспортні, ремонтні підрозділи і громадське харчування. У невеликих фірм нерідко з моменту заснування на аутсорсинг передаються бухгалтерські, юридичні, IT-функції. Торгові мережі насамперед шукають можливість аутсорсингу персоналу.

Крок 2. Вибір партнера (аутсорсингової фірми)

Головний критерій вибору – репутація на ринку і наявність власних ресурсів – кадрових, фінансових, виробничих і т. д. Наприклад, для логістичного оператора важливо мати власні склади, великий парк транспорту, навчений персонал і т. д. Також важлива готовність конкретної компанії взяти обсяги, які вимагаються замовником. Якщо у аутсорсера вже є кілька клієнтів, на яких тільки-тільки вистачає ресурсів, додаткове навантаження може стати фатальним для замовника.

Бажано вибрати мінімум 3 варіанти аутсорсерів, а краще 5 (не у всіх містах це можливо). Великі компанії та державні організації вибирають партнерів через тендери.

Після того, як варіанти обрані, починаються переговори з представниками кожного з них. Обговорюються всі нюанси: обсяги послуг, терміни, ресурси, форми і способи оплати і так далі.

Крок 4. Укладення договору

Договір аутсорсингу – це по суті своїй договір надання послуг.  У договорі повинні бути такі положення:

  • Найменування сторін і підстави, на яких діють замовник і виконавець.
  • Предмет договору – перелік послуг, які надаватиме аутсорсингова фірма.
  • Обсяг послуг, що надаються (якщо він може бути заздалегідь визначений) або порядок визначення цього обсягу.
  • Ціна договору. Може бути виражена у твердій сумі або у пропорції або дається відсилання до прайс-листу аутсорсера.
  • Права і обов’язки кожної зі сторін.
  • Способи контролю за діяльністю аутсорсера.
  • Відповідальність кожної зі сторін за невиконання своїх зобов’язань. Тут повинні бути докладно описані штрафні санкції.
  • Порядок вирішення спорів.
  • Термін дії договору. Найчастіше його укладають на рік з можливістю пролонгації.
  • Порядок внесення змін до договору та його розірвання.
  • Інші умови.
  • Реквізити сторін, підписи та печатки.

Крок 5. Внесення передоплати (якщо передбачено договором)

Розмір передоплати зазвичай прописується в договорі. Іноді оплату розбивають на частини, якщо та діяльність, що віддана на аутсорс, передбачає виконання в кілька етапів.

Крок 6. Контроль виконання договору

Зазвичай для відстеження результатів діяльності аутсорсера використовуються власні контролюючі органи, поточний контроль здійснюють керівники суміжних підрозділів компанії.

Крок 7. Оплата послуг за договором

На цьому етапі оплачується або сума, що залишилася, якщо була внесена передоплата, або вся сума, зазначена в договорі.

Часті питання

Які помилки можуть виникати при переході на аутсорсинг, і як їх уникнути?

Помилки і недоробки на етапі переходу на аутсорсинг (особливо якщо цим займається менеджмент компанії, який не має досвіду такого переходу) нерідкі. Серед них можна виділити:

  • занадто швидке скорочення штату. Бажання знизити витрати якомога швидше призводить до того, що колишній персонал звільнений, а новий ще не набрано.
  • в договорі не прописуються чіткі терміни. Аутсорсери не люблять обмежувати себе жорсткими термінами, і, якщо замовник недосвідчений, намагаються максимально обтічно вказувати терміни надання послуг або обставляти їх усілякими умовами. В результаті монтаж комп’ютерних мереж затягується через конструктивні особливості приміщень, змінювати проект аутсорсингова компанія не поспішає, а замовник сплачує як зазначено в договорі – щомісяця. Солдат спить – служба йде.
  • в договорі не прописується відповідальність виконавця з достатнім ступенем конкретики . Часто в типовому договорі зустрічається фраза: «За невиконання або несвоєчасне виконання договору сторони несуть відповідальність відповідно до законодавства». Такий формальний підхід призводить до того, що замовнику доводиться доводити факт порушення договору, навіть якщо всі мислимі терміни пропущені, а також шукати в законодавстві акти, яким відповідають порушення. Краще прописати конкретно: «Нездача в термін декларації – неустойка в розмірі 10% від суми договору».
  • недостатньо прорахований перехід підрозділів на аутсорсинг призводить до падіння якості послуг або до зростання витрат. Так відбувається, якщо менеджмент прораховує витрати тільки за оптимістичним варіантом, не враховує форс-мажор або інші стандарти робіт в аутсорсинговій компанії. Наприклад, якщо в ремонтних підрозділах компанії встановлені більш високі норми для виконання робіт, ніж у аутсорсера, може виявитися, що при збереженні колишнього темпу підвищиться вартість послуг або впаде їх якість.

Як відкрити аутсорсингову компанію?

Насамперед потрібно вибрати сферу діяльності, в якій ви зможете надавати послуги на умовах аутсорсингу. Часто аутсорсерами стають колишні співробітники компаній, яким колишні роботодавці більш охоче передають частину функцій, ніж незнайомим бізнесменам. У великих виробничих компаніях на аутсорсинг часто виводять власні підрозділи, оформляючи їх як юрособи, гендиректором при цьому стає колишній начальник. Людині або фірмі, не пов’язаним із замовником, простіше домогтися успіху в інноваційній сфері, в юридичних, бухгалтерських або IT-послугах, що надаються середнім і невеликим компаніям. Починати краще, маючи 1-2 потенційних клієнта.

Далі потрібно зареєструвати юрособу або ФОП. Який саме варіант вибрати – залежить від сфери, в якій ви збираєтеся працювати, від виду діяльності та від кількості засновників. Великі корпорації не дуже охоче працюють з ФОПами, але це найбільш вигідний статус для виконавця з точки зору податків і звітності. Оформивши ТОВ, ви будете більш впевнено з точки зору іміджу відчувати себе на переговорах із замовниками, а й податкове навантаження буде вищим. При наявності кількох засновників реєстрація ТОВ – єдиний розумний варіант. Добре, якщо ви придумаєте гучну назву.

Потім орендуємо офіс. Якщо ви ФОП і надаєте невеликий обсяг послуг дистанційно, можна обійтися і без оренди, але в разі аутсорсингу для серйозних компаній офіс повинен бути обов’язково.

Якщо ви збираєтеся використовувати найманий персонал (а для отримання великих замовлень без цього не обійтися), буде потрібно поставитися до найму дуже уважно. Бухгалтери або юристи повинні мати досвід саме в тій сфері, де ви будете надавати послуги, працівники кадрової служби зобов’язані грамотно оцінювати претендентів, яких ви будете направляти на виконання тих чи інших робіт до замовника. Також вам буде потрібно грамотний юрист для складання або перевірки договорів і представництва в судах. До речі, такого юриста можна взяти на аутсорсинг.

В середньому на організацію ТОВ, з офісом і мінімальною кількістю персоналу (2-3 людини) будуть потрібні стартові витрати в районі 100-200 тисяч гривень. У цю суму ввійдуть витрати на реєстрацію, оренду і облаштування офісу, найм персоналу, рекламну кампанію.

Просувати аутсорсинговий бізнес найбільш ефективно в інтернеті, а також в тій сфері, де працюють ваші потенційні клієнти. Хороший ефект дає участь в профільних виставках, семінарах, конференціях.

Висновок

Аутсорсинг – використання сторонніх компаній для виконання непрофільних бізнес-функцій у власній фірмі – в російських економічних реаліях застосовується часто і охоче. Цим видом бізнесу користуються і мікрофірми з кількох людей, і найбільші корпорації.

Найбільш популярні сфери для аутсорсингу – бухгалтерія, юриспруденція, IT, пошук персоналу, клінінг, транспорт, громадське харчування. Великі компанії використовують і інші види залучення сторонніх фірм.

До плюсів аутсорсингу відноситься скорочення витрат на персонал та соціальні зобов’язання, економія управлінських ресурсів, зростання якості отримуваних послуг, можливість швидкої реорганізації бізнесу, підвищення його гнучкості. Є й ризики: безоглядне використання сторонніх компаній може призвести до зростання витрат, недостатньо ретельний вибір партнера здатний викликати погіршення якості тих чи інших процесів в компанії, при певних умовах під загрозу може бути поставлена ​​і конфіденційність внутрішньої інформації.

Плата за послуги аутсорсингу зазвичай стягується одним з трьох способів: за виконаний обсяг роботи (або результат), за реально відпрацьований час, за обумовлену кількість годин.

Для того, щоб передати одну зі своїх бізнес-функцій на аутсорсинг, необхідно визначити спектр віддаються на сторону операцій; ретельно підібрати компанію-партнера; укласти договір, в якому обумовити всі нюанси, включаючи санкції за невиконання; проконтролювати виконання; оплатити послуги.

За деякими даними зростання ринку аутсорсингових послуг в 2018 році в окремих галузях може перевищити 15%. Це говорить про те, що бізнес на наданні сторонніх послуг перспективний, і ніш, які ще можна зайняти малому і середньому бізнесі, тут поки цілком достатньо.

Якщо хочете подякувати авторам - поділіться матеріалом в соцмережах

Матеріали по темі:

avatar
  Підпишіться  
Сповітити про